Arrangørretningslinjer

Når man arrangerer en kampagne, et scenarie eller andet under foreningen, er det følgende retningslinjer der gælder.

Arrangører- og foreningsforhold:

  • Alle arrangører skal være medlemmer af foreningen.
  • Som arrangør får man et bidrag på 100 kroner per arrangør per arrangement som kan bruges på transport, slik til bunkeren, mad eller andet efter eget valg.
    • Brugen skal have et minimum af relevans for arrangementet. Penge givet til kampagnearrangører skal bruges per måned, penge til scenariearrangører skal bruges i tidsrummet fra godkendelse af scenariet til to uger efter scenariets afholdelse.
  • Der skal føres regnskab for alle arrangementer.
  • Hvert projekt som arrangeres gennem Krøniken skal have en individuel aftale med foreningens bestyrelse. Heri skal det beskrives:
    • Hvordan samarbejdes kan opsiges/revurderes.
    • Hvad der arrangeres, i hvilke lokaler og under hvilke forhold.
    • Hvem der er kontaktperson, økonomisk forhold etc.
  • Arrangører siddende i bestyrelsen har ikke stemmeret ift. beslutninger der angår deres egen kampagne/scenarie.

Obligatorisk indhentning af børneattester:

  • Ved afholdelse af arrangement, hvor der er unge under 16 år, skal Krøniken indhente børneattester fra Rigspolitiet på arrangører. Ved afholdelse af arrangementer, hvor der er unge under 15 år, skal Krøniken indhente børneattester på alle deltagere.

Økonomi:

  • Detaljeret cirkabudget skal gives til bestyrelsen til godkendelse ved projektets start, og genindsendes justeret, hvis man i forløbet oplever større ændringer.
  • Der opfordres til at 10%  af budgettet afsættes til uforudsete udgifter.
  • Indtægter, brug af forenings bankkort og refundering af udlæg håndteres af kassereren, eller et medlem af bestyrelsen. 
  • Der vil kun blive refunderet udlæg som der kan fremvises kvittering for. Udlæg refunderes når kasseren laver regnskab, hvilket sker cirka en gang om måneden.
  • Arrangører skal ikke betale for brug af lokaler.
  • Foreningen dækker ikke arrangørernes egne budgetfejl el.lign.
  • Eventuelt overskud fra arrangementet tilfalder foreningen, medmindre andet specifikt aftales.
  • Glostrup Kommune har som regel, at den samlede beholdning i kontanter ikke må overstige 2.000 kr – og de skal altid opbevares af kassereren.

Lån og booking af lokaler:

  • Lokaler bookes af et medlem af bestyrelsen.
  • Lokaler bookes for en periode af gangen ud fra den aftale der er lavet mellem arrangørerne og bestyrelsen.
  • Arrangører skal overholde lejebetingelserne for de lokaler der lejes til arrangementer holdt igennem Krøniken.
  • Det er kun bestyrelsen der har kontakt med lokalebooking og kommunens lokaleansvarlige.
  • Både spillere og bestyrelse skal informeres, hvis et arrangement aflyses eller lokalerne af anden grund ikke benyttes alligevel.
  • Foreningen tillader sig at forholde sig kritisk til evt. skader på lokation og erstatningen af disse, men dækker som udgangspunkt.  

Kontakt:

Hvis man vil arrangere rollespil i samarbejde med Krøniken, skal man starte med at sende nedenstående oplysninger (eller så langt man nu er nået) til bestyrelsen på foreningen@kroniken.dk. Ved bestyrelsens næste møde tages projektet op; man er meget velkommen til at komme selv og præsentere det. Senest 14 dage efter bestyrelsesmødet får man besked.

Ansøgningsoplysninger:

  • Arrangementets titel
  • Anslået deltagerantal
  • Alle arrangører
  • Informationer om:
    • Enkelt arrangement eller en række af arrangementer, gerne med datoforslag.
    • Indledende budgetforslag. Dette vil ikke være bindende, men skal indeholde et overslag på deltagerbetaling (for medlemmer og ikke-medlemmer), behov for tilskud og samlet budgetoversigt.
    • Den forventede aldersgruppe for arrangementet.
    • Beskrivelse af arrangementet på maksimalt en A4-side.
      En kontaktperson som kan forestå kontakten mellem arrangørgruppen og bestyrelsen.
  • Det anbefales at kontaktpersonen også er den økonomisk ansvarlige for arrangementet, som står for at lave regnskab, aflevere kvitteringer mv.