Persondatapolitik

Som pdf: persondatapolitik
Persondatafortegnelse

Senest revideret 14. marts 2021

I foreningen Krøniken kommer vi til at have adgang til personoplysninger om dig. Fordi vi har det, skal vi selvfølgelig overholde loven og behandle din data godt. Derfor har vi vedtaget nedenstående politik. Den fortæller, hvordan vi behandler dine data, hvad vi bruger dem til, og hvor længe vi har dem liggende. Den skal sikre, at vi følger loven, og at vi er nemme at se efter i sømmene.
I første omgang skal det siges, at vi kun behandler dine personoplysninger til saglige formål ud fra forenings legitime interesse. Vi behandler dem altså ikke fordi vi synes det er festligt, og vi vil faktisk helst have så lidt med dine personoplysninger at gøre så muligt. Derfor indsamler vi så lidt så muligt, og sletter dine oplysninger så snart vi er færdige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Krøniken er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med loven.
Du kan altid kontakte foreningens datakontaktperson, som er:
Kontaktperson: Andrea Plovgaard Frederiksen
CVR: 38109669
Telefonnr.: 22170162
Mail: foreningen@kroniken.dk
Hjemmeside: http://www.kroniken.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:
– Almindelige medlemmer: fulde navn, e-mail, indbetalingsoplysninger og korrespondance med foreningen
– Medlemmer, der arrangerer: ovenstående samt telefonnummer, yderligere korrespondance med foreningen, kontooplysninger til refundering af udlæg
– Medlemmer, der arrangerer for børn: ovenstående samt børneattester og cpr-nummer

Indsamling af oplysninger

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I forbindelse med børneattester hentes oplysningerne også fra Rigspolitiet.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:
– At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
– At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
– At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
– At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

I foreningen Krøniken betyder det, at vi behandler oplysninger om dig for at:
– Melde dig ind og evt. ud af foreningen
– Have og vedligeholde en liste over medlemmer
– Opkræve kontingent
– Indkalde til generalforsamling
– Udsende nyhedsbreve om de ting der foregår i foreningen
– Kunne fortælle arrangører, om du er medlem af foreningen eller ej

Vi behandler yderligere oplysninger om arrangører/bestyrelsesmedlemmer for at:
– At vi kan koordinere og håndtere opgaver og arrangementer i foreningen
– At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
– At kunne udbetale udlæg og rejsegodtgørelser, refusion og lignende

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

Når vi behandler dine oplysninger, sker det fordi vi har en god grund til det.
De grunde er:
– At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
– At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
– At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
– At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktiviteter eller arrangementer i foreningen
– Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 behandles oplysninger om forældrene
– At bevare anonymiserede oplysninger om, hvor mange medlemmer vi har haft hver år
– At foreningen kan opfylde krav fra lovgivning

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forældre. Vores udgangspunkt for vurderingen er, at barnet er i stand til at afgive personoplysningerne som femtenårig.
Når du melder dig ind i foreningen, beder vi dig om aktivt at sige ”ja” til vores behandling af din persondata. Det gør vi, så vi kan være sikre på, at vi har oplyst dig om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan og hvorfor.
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, og så vil vi gøre vores bedste for, at du fortsat kan være medlem af foreningen. Hvis det ikke kan lade sig gøre, fortæller vi dig det, inden vi melder dig ud.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.
Undtagelsen her er, at vi fortæller arrangører, som godt nok også er medlemmer af foreningen, om du er medlem, hvis du deltager i deres arrangement.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som frivillig/arrangør:
Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig en måned efter, at dit medlemskab er ophørt.
Frivillige/arrangører: Vi sletter oplysninger om dig en måned efter, at dit frivillige arbejde ophører.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:
– Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
– Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
– Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
– Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
– Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
– Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.
Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændre privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.